Waarom veilig mailen onmisbaar is voor scholen

Dit artikel is geschreven in samenwerking met Zivver.

Steeds meer scholen kiezen voor veilig mailen

In het primair onderwijs gebruiken inmiddels meer dan 20.000 medewerkers een veilige mailoplossing. Ook binnen het voortgezet onderwijs en mbo groeit het aantal gebruikers snel. Wat drijft scholen en besturen om die stap te zetten? Dit zijn de vijf belangrijkste redenen.

1. Datalekken door menselijke fouten voorkomen

Het grootste deel van alle datalekken ontstaat doordat iemand een kleine fout maakt: een mail met leerlinginformatie naar de verkeerde ontvanger sturen, vertrouwelijke bijlagen vergeten te beveiligen of per ongeluk alle adressen in de CC zetten.

Met een veilige mailoplossing zoals Zivver wordt zo’n fout al vóór verzending gesignaleerd. Dat voorkomt veel schade en meldingen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

2. Gevoelige informatie op het juiste niveau beveiligen

Niet elke e-mail vraagt dezelfde mate van beveiliging. Een korte afstemming met een collega hoeft niet versleuteld, maar een ontwikkelingsplan of persoonlijke gegevens wél. Met Zivver kunnen medewerkers per bericht bepalen welk beveiligingsniveau past bij de inhoud. Zo blijft gevoelige informatie goed beschermd en krijgen collega’s alleen waarschuwingen als dat echt nodig is.

3. Bewustwording over informatiebeveiliging vergroten

Trainingen helpen om bewustwording te vergroten, maar het effect vervaagt vaak na verloop van tijd. Veilig mailen helpt medewerkers om in de praktijk bewuste keuzes te maken en risico’s te herkennen. Op die manier wordt leren over informatiebeveiliging een onderdeel van het dagelijks werk – zonder extra belasting.

4. Voldoen aan wetgeving en normen

Het Normenkader IBP bundelt alle eisen rondom informatiebeveiliging en privacy voor onderwijsinstellingen. Datalekpreventie en veilig mailen spelen hierin een belangrijke rol. Ook specifieke normen zoals de NEN7510 en NTA7516 (voor communicatie in de jeugdhulpketen) stellen eisen aan veilig mailverkeer.

Met Zivver voldoet een school automatisch aan een deel van deze normen, zonder extra handelingen voor medewerkers

5. Bewijs van veilige aflevering

Soms is het belangrijk om te kunnen aantonen dat een bericht veilig en succesvol is afgeleverd. Denk aan het delen van officiële documenten, het behandelen van geschillen of het onderzoeken van een mogelijk datalek. Zivver registreert het volledige verzendproces, zodat scholen altijd bewijs van veilige levering hebben.

Veilig mailen ondersteunt bij 23% van het Normenkader IBP

Met Zivver voldoe je aan 22 van de 97 criteria binnen het Normenkader IBP – goed voor 23%. Een veilige mailoplossing draagt bij aan onder andere:

• bescherming van persoonsgegevens (GB.03)
• bewustwording bij medewerkers (HR.06 en IO.04)
• bescherming tegen malware en phishing (SM.12)

Mocht er ondanks alle maatregelen toch een incident plaatsvinden, dan helpt Zivver bij de afhandeling, rapportage en melding van datalekken (GB.01, GB.02 en IM.01).

Alles-in-éénoplossing voor e-mailbeveiliging

Zivver biedt scholen een complete aanpak voor veilige communicatie:

• Zivver Veilig Mailen: voorkomt menselijke fouten en beschermt informatie.
• Zivver Email Threat Protection: blokkeert phishing, malware en ransomware voordat medewerkers erop kunnen klikken.
• Zivver Digitaal Ondertekenen: laat documenten snel en rechtsgeldig ondertekenen, zonder printen of scannen.

Samen vormen deze oplossingen een betrouwbare basis voor veilige digitale communicatie in het onderwijs.

Kortom: veilig mailen voorkomt datalekken, vergroot bewustwording en helpt scholen om te voldoen aan wet- en regelgeving. Zo kunnen onderwijsprofessionals met een gerust hart blijven doen waar het écht om draait: goed onderwijs geven.